年初會計部要清理欠款，那些沒收回的賬要在新年伊始收回，所以要做催款單，督促對方盡快把欠款匯過來。接下來我就說說我是怎么通過Excel和財務(wù)軟件.做催款單的
導(dǎo)出欠款數(shù)據(jù)
目的：從財務(wù)軟件中導(dǎo)出欠款的相關(guān)數(shù)據(jù)
現(xiàn)在大多數(shù)單位都使用了財務(wù)軟件，因此整理欠款基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，從財務(wù)軟件中直接導(dǎo)出即可，例如在浪潮財務(wù)軟件中，進(jìn)入“賬務(wù)處理”模塊，執(zhí)行“賬 表”→“科目余額表”命令，在彈出的“科目余額表”對話框中，選擇會計期間為2010年12月份(圖1)，會計科目為 “應(yīng)收賬款”，單擊“確定”按鈕，在隨之彈出的科目余額表中，將“應(yīng)收賬款”明細(xì)數(shù)據(jù)導(dǎo)出為Excel表，將它命名為“2010年度末應(yīng)收賬款明細(xì)表.xls”。
將導(dǎo)出的應(yīng)收款明細(xì)表進(jìn)行整理，只保留其中的科目名稱、摘要、日期、借方、貸方數(shù)據(jù)，其中的科目名稱即欠款單位，在其后添加應(yīng)收款項(xiàng)余額列名 (應(yīng)收款項(xiàng)是專業(yè)術(shù)語，其實(shí)就是欠款)，并在第一個計算各個欠款單位余額的G2中，輸入數(shù)組公式“{=SUM((B$2:B2=B2)* (E$2:E2))-SUM((B$2:B2=B2)*(F$2:F2))} ”，這樣就能夠自動計算出每個欠款單位的欠款余額了。
分析欠款時間
目的：了解欠款超期的公司有哪些
知道每個單位欠款數(shù)量還不夠，還要知道它們的欠款時間(一般欠款6個月以上就可以算超期了)，挑選出欠款超期的公司。新建一個“應(yīng)收賬款賬齡分析表”(賬齡是專業(yè)術(shù)語，就是欠款時間)。
在此表的G2中輸入基準(zhǔn)日期，例如2010年12月31日，在F4:L4區(qū)域中輸入列科目名稱、0~2個月、輔助1、2~6個月、輔助2、6個月以上、合計，并將需要分析的科目名稱(即欠款單位)復(fù)制到F列中。
接著在0~2個月的G5中輸入數(shù)組公式“{=IF(H5>0，SUM((應(yīng)收賬款明細(xì)表!B$2:B$100=應(yīng)收賬款賬齡分析 表!F5)*($G$2-應(yīng)收賬款明細(xì)表!D$2:D$100<=60)*(應(yīng)收賬款明細(xì)表!E$2:E$100))，SUM((應(yīng)收賬款明細(xì) 表!B$2:B$100=應(yīng)收賬款賬齡分析表!F5)*($G$2-應(yīng)收賬款明細(xì)表!D$2:D$100<=60)*(應(yīng)收賬款明細(xì) 表!E$2:E$100))+H5)}”。
再在H5(輔助1)、I5(2~6個月)、J5(輔助2)、J5(6個月以上)、L5(合計)中輸入相應(yīng)的公式即可知道每筆欠款的時間，以及哪些欠款超期了。
打印催款單
目的：自動生成催款單
知道了哪些公司需要催款，就要給對方發(fā)催款單了(正式名稱叫對賬催款函)，新建一個工作表，在其中輸入基本的催款信息，在C3中存放欠款單位、在存儲欠款金額的G5中輸入公式“=IF($C$3=””，””，INDEX(應(yīng) 收賬款賬齡分析表!$L$5:$L$202，MATCH($C$3，應(yīng)收賬款賬齡分析表!$F$5:$F$202，0)))”，這樣當(dāng)在C3中輸入欠款單 位名稱時，例如青島市潤浩商社，在對賬催款函中就會自動顯示欠款金額1，215，934.24元，然后打印并蓋上財務(wù)專用章就可以發(fā)送給對方公司了(圖 2)。