作為一個(gè)上班族，經(jīng)常需要寫一個(gè)關(guān)于員工信息檔案的表格，其中最常輸入的數(shù)據(jù)就是身份證號(hào)。由于員工人數(shù)眾多，輸入起來確實(shí)很麻煩，一不小心就可能把員工的出生日期弄錯(cuò)，這關(guān)系到每個(gè)員工的切身利益，比如工齡，社會(huì)保險(xiǎn)等等。一個(gè)一個(gè)驗(yàn)證，很頭疼。下面筆者教你一招。通過這種方法，可以快速找出Excel表格中錯(cuò)誤的身份證號(hào)。以“XXX公司員工信息統(tǒng)計(jì)表”為例(圖1)。
首先從B列的身份證號(hào)碼(注：輸入前必須將該列單元格格式統(tǒng)一為“文本”)中提取出生日期到C列，以C3為例，選中C3單元格，然后在“編輯欄”中輸入如下公式：=TEXT(IF(LEN(B3)=15，”19″，)&MID(B3，7，IF(LEN(B3)=18，8，6))，”####-##-##”)，該公式運(yùn)用了文本函數(shù)，可智能判斷18位和15位的號(hào)碼，并從中提取出生日期。
待全部提取完之后，大家就會(huì)發(fā)現(xiàn)，出生日期中竟出現(xiàn)了“1980-13-15”(C4)，請(qǐng)問有誰能在這樣的日期出生呢？很顯然這是錯(cuò)誤的信息。
接下來我們要做的事情就是快速地把所有錯(cuò)誤信息查找出來。全選C列的出生日期C3:C4并單擊“復(fù)制”按鈕，然后把光標(biāo)定位到D列單元格，點(diǎn)擊工具欄中“粘貼”按鈕右側(cè)的小箭頭并選擇“值”選項(xiàng)(圖2)。
將所有日期復(fù)制到D列之后，D列的出生日期全部處于選中狀態(tài)，并且在D3單元格左側(cè)出現(xiàn)一個(gè)智能提示符號(hào)，點(diǎn)擊提示符右側(cè)的小箭頭并選擇“轉(zhuǎn)換為數(shù)字(C)”選項(xiàng)(圖3)。
這樣D列的數(shù)據(jù)就由文本格式轉(zhuǎn)換成了真實(shí)的“日期”格式，細(xì)心的你就會(huì)發(fā)現(xiàn)只有正確的日期才能成功轉(zhuǎn)換，其對(duì)齊方式為“右對(duì)齊”，而不正確的日期則仍是文本格式，對(duì)齊方式仍為“左對(duì)齊”(圖4)。有了比較，大家一眼就能看出不正確的身份證號(hào)碼，更正起來那是相當(dāng)?shù)娜菀琢恕?/p>
小提示：目前我國(guó)的身份證號(hào)碼分為兩種，一種為15位，一種為18位。在15位的老版身份證中，第7到12位為出生日期，18位的新身份證中第7到14位為出生日期。