經(jīng)常使用Excel 2007的朋友都會(huì)同意，Excel 2007是一款非常強(qiáng)大的辦公軟件。在Excel工作表中輸入數(shù)據(jù)后，可以使用函數(shù)公式同時(shí)分析一列單元格的數(shù)據(jù)。今天先說分類匯總的計(jì)算。
在Excel 中一次只能對(duì)選定的數(shù)據(jù)列進(jìn)行一種方式的匯總，要么求和，要么平均值，二者不能兼顧。也可以對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行兩次分類匯總，但是兩個(gè)匯總結(jié)果又分布在不同的數(shù)據(jù)行，不便于統(tǒng)計(jì)輸出。像下面筆者的同事有一個(gè)有關(guān)教師教學(xué)成果獎(jiǎng)的計(jì)算問題，這兩種方法都不適合，他任教兩個(gè)班級(jí)，根據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)則，指標(biāo)獎(jiǎng)為兩個(gè)班級(jí)指標(biāo)獎(jiǎng)之和3925 ，而學(xué)科優(yōu)勝獎(jiǎng)則取兩個(gè)班級(jí)優(yōu)勝獎(jiǎng)的平均值1250 ，二者之和5175 就是他總的教學(xué)成果獎(jiǎng)。這里，每位教師所帶的班級(jí)數(shù)因任教學(xué)科的不同而不同。經(jīng)過嘗試，發(fā)現(xiàn)直接用分類匯總命令不能解決這個(gè)問題，最后發(fā)現(xiàn)可以通過函數(shù)來實(shí)現(xiàn)這樣的分類匯總。
分類匯總
注：下面操作在Excel 2003/2007 中均可實(shí)現(xiàn)。
首先，選定姓名數(shù)據(jù)區(qū)域B1 ：B13 (包含數(shù)據(jù)列名稱)，執(zhí)行“ 數(shù)據(jù)— 篩選— 高級(jí)篩選” 命令，打開“ 高級(jí)篩選” 對(duì)話框，選擇“ 將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置” ，并在復(fù)制到框中輸入$ G$1 ，勾選“ 選擇不重復(fù)的記錄” 。確定之后，即可完成教師姓名的篩眩
對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行必要的格式設(shè)置之后，在H2 單元格插入條件求和函數(shù)SUMIF ，條件比較區(qū)域Range 為B2 ：B13 ，條件Criteria 為G2 ，求和區(qū)域Sum_range 為C2 ：C13 ，確定之后，便完成了一位教師的班級(jí)指標(biāo)獎(jiǎng)的求和匯總。
高級(jí)篩選
注意：在復(fù)制應(yīng)用該函數(shù)到下面的單元格之前，需要將條件區(qū)域和求和區(qū)域都變成絕對(duì)地址引用，行列序號(hào)前都加一個(gè)$ 符號(hào)，否則向下拖動(dòng)時(shí)，這兩個(gè)區(qū)域的范圍都會(huì)發(fā)生變化，從而影響數(shù)據(jù)的正確統(tǒng)計(jì)。而學(xué)科優(yōu)勝要計(jì)算平均值，Excel 沒有條件平均函數(shù)AVERAGEIF ，我們可以先用條件求和函數(shù)SUMIF 對(duì)學(xué)科優(yōu)勝求和，方法同上;然后再用條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF 統(tǒng)計(jì)每人所任教的班級(jí)數(shù)，二者相除，就可以算出學(xué)科優(yōu)勝的平均值。COUNTIF 函數(shù)的具體使用方法，與SUMIF 函數(shù)類似，這里不再贅述。
而本文介紹的分類匯總方法，對(duì)沒有排序的數(shù)據(jù)也同樣適用。通過上述與眾不同的分類匯總方法，我很快便完成了全校幾百位教師教學(xué)成果獎(jiǎng)的計(jì)算，輸出樣式也符合同事的要求。曾經(jīng)遇到過類似問題的朋友，不妨一試，相信這種方法能為你的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作省點(diǎn)力。
在Excel 2007工作表中，對(duì)某列單元格進(jìn)行分類匯總，是我們經(jīng)常會(huì)使用到的一項(xiàng)功能，選定相關(guān)區(qū)域后，就可以插入條件求和函數(shù)了，完成之后，就可以發(fā)現(xiàn)，在要求和的行或列的最末位就是匯總的結(jié)果。